ระบบสารสนเทศ (Information System) คือ ขบวนการประมวลผลข่าวสารที่มีอยู่ ให้อยู่ในรูปของข่าวสารที่เป็นประโยชน์สูงสุด เพื่อเป็นข้อสรุปที่ใช้สนับสนุนการบริหารและการตัดสินใจ ทั้งในระดับปฏิบัติการ ระดับกลาง และระดับสูง ระบบสารสนเทศจึงเป็นระบบที่ได้จัดตั้งขึ้นเพื่อปฏิบัติการเกี่ยวกับข้อมูลดังต่อไปนี้
1. รวบรวมข้อมูลทั้งภายใน ภายนอก ซึ่งจำเป็นต่อหน่วยงาน2. จัดกระทำเกี่ยวกับข้อมูลเพื่อให้เป็นสารสนเทศที่พร้อมจะใช้ประโยชน์ได้3. จัดให้มีระบบเก็บเป็นหมวดหมู่ เพื่อสะดวกต่อการค้นหาและนำไปใช้4. มีการปรับปรุงข้อมูลเสมอ เพื่อให้อยู่ในสภาพที่ถูกต้องทันสมัยตลอดเวลา
รูปที่ 1-2 แสดงตัวอย่างการเปลี่ยนรูปจากข้อมูลสู่สารสนเทศโดยผ่านการประมวลผลสารสนเทศ
จากรูป ขบวนการที่ทำให้เกิดข่าวสารสารสนเทศนี้ เรียกว่า "การประมวลผลสารสนเทศ" (Information Processing) ซึ่งกระบวนการประมวลผลอาจทำได้หลายวิธี เช่น ใช้การจัดเก็บด้วยมือ (Manual) หรือการประมวลผลสารสนเทศด้วยเครื่องมือทางอิเล็กทรอนิกส์ เช่น ใช้คอมพิวเตอร์ เราเรียกการใช้เทคโนโลยีเพื่อช่วยในการประมวลผลสารสนเทศนี้ว่า "เทคโนโลยีสารสนเทศ" (Information Technology : IT)
เทคโนโลยีสารสนเทศ (Information Technology)เทคโนโลยีสารสนเทศ (Information Technology) คือ เทคโนโลยีที่เกี่ยวข้องกับการจัดเก็บ ประมวลผล และการเผยแพร่สารสนเทศ เพื่อช่วยให้ได้สารสนเทศที่มีประสิทธิภาพและรวดเร็วทันต่อเหตุการณ์ โดยอาจจะรวมถึง1.เครื่องมือและอุปกรณ์ต่างๆ หมายถึง เครื่องคอมพิวเตอร์ เครื่องใช้สำนักงาน อุปกรณ์เกี่ยวกับโทรคมนาคมต่างๆ รวมทั้งซอฟท์แวร์ทั้งแบบสำเร็จรูปและแบบพัฒนาขึ้นเพื่อใช้ในงานเฉพาะด้าน ซึ่งเครื่องมือเหล่านี้จัดเป็นเครื่องมือทันสมัย และใช้เทคโนโลยีระดับสูง(High Technology)2.กระบวนการในการนำอุปกรณ์เครื่องมือต่างๆ ข้างต้นมาใช้งาน เพื่อรวบรวม จัดเก็บ ประมวลผล และแสดงผลลัพธ์เป็นสารสนเทศในรูปแบบต่างๆ ที่สามารถนำไปใช้ประโยชน์ได้ต่อไป เช่น การจัดเก็บข้อมูลในลักษณะของฐานข้อมูล โดยใช้ซอฟต์แวร์เป็นตัวจัดการฐานข้อมูล เช่น ใช้Microsoft Access เป็นต้นตัวอย่างเทคโนโลยีสารสนเทศที่ใช้ในงานด้านต่างๆ1.ระบบสารสนเทศภูมิศาสตร์ (Geographic Information System หรือ GIS) เป็นระบบที่นำข้อมูลเชิงพื้นที่มาใช้ในการจัดทำแผนที่ โดยข้อมูลเชิงพื้นที่นั้นสามารถใช้ระบุรูปร่างและตำแหน่งของสิ่งที่ปรากฏบนผิวโลกได้ เมื่อนำข้อมูลนี้มาเชื่อมโยงกับข้อมูลที่อธิบายรายละเอียดของสิ่งเหล่านี้ ก็จะได้ข้อมูลและสารสนเทศที่มีประโยชน์ในการตัดสินใจ การวางแผน ตลอดจนการปฏิบัติงานต่างๆที่เกี่ยวเนื่องกับพื้นที่ เช่น การวางแผน โครงการพัฒนาชายฝั่ง เป็นต้น ระบบสารสนเทศภูมิศาสตร์ ประกอบด้วย คอมพิวเตอร์ที่มีสมรรถนะในการคำนวณสูง อุปกรณ์ที่สามารถนำข้อมูลพื้นที่ หรือข้อมูลพิกัดเข้าสู่ระบบคอมพิวเตอร์ได้อย่างรวดเร็ว อุปกรณ์สำหรับการแสดงผลเป็นแผนที่ได้อย่างระเอียดและแม่นยำสูง ซอฟต์แวร์ที่สามารถจัดการกับข้อมูลภูมิศาสตร์ การวิเคราะห์ การจำลองเหตุการณ์ และแสดงผลข้อมูลเป็นภาพแผนที่ได้อย่างสะดวก2. เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ช่วยสอน (Computer Assisted Instruction หรือ CAI)การใช้คอมพิวเตอร์เพื่อผลิตสื่อการสอน ที่รวมภาพนิ่ง ภาพเคลื่อนไหว เสียง ข้อความและข้อมูลไว้ด้วยกัน ทำให้ผู้ใช้ได้รับข้อมูลและข่าวสารในรูปแบบต่างๆได้อย่างครบถ้วน และน่าสนใจมากกว่าเห็นแต่ข้อความ ระบบ CAI จะถูกสร้างขึ้นโดยการใช้ซอฟต์แวร์ที่มีความสามารถในการสร้างภาพ และความสามารถทางด้านมัลติมิเดีย เช่น Authorware เป็นต้น3. ระบบสำนักงานอัตโนมัติ(Office Automation System:OAS)หมายถึง ระบบสารสนเทศที่ใช้บุคลากรน้อยที่สุด โดยอาศัยเครื่องมือแบบอัตโนมัติและระบบสื่อสารเชื่อมโยงข่าวสารระหว่างเครื่องมือเหล่านั้นเข้าด้วยกัน OAS มีจุดมุ่งหมายให้เป็นระบบที่ไม่ใช้กระดาษ ส่งข่าวสารถึงกันด้วยข้อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Data Interchange) แทน ซึ่งมีรูปแบบในการใช้งาน 2 ลักษณะ คือ
รูปแบบของระบบงานพิมพ์และการประมวลผลทางอิเล็กทรอนิกส์ ได้แก่ การสื่อสารด้วยข้อความ, รูปภาพ, E-mail, FAX หรือเสียง เป็นต้น
รูปแบบการประชุมทางไกลด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์ เช่น การประชุมทางไกลแบบมีแต่เสียง(Audio Conferencing) , การประชุมทางไกลแบบมีทั้งภาพและเสียง (Video -Conferencing) เป็นต้นสำนักงานที่จัดว่าเป็นสำนักงานอัตโนมัติ ต้องประกอบด้วยองค์ประกอบสำคัญ คือ1. NETWORKING SYSTEM คือ ระบบข่ายงานที่เชื่อมโยงระบบคอมพิวเตอร์ระหว่างกันทั่วองค์กร2. ELECTRONIC DATA INTERCHANGE คือ การสื่อสารข้อมูลข่าวสารระหว่างกัน โดยอาศัยสัญญาณข้อมูลข่าวสารแบบอิเล็กทรอนิกส์ ผ่านระบบข่ายงาน3. INTERNETWORKING(INTERNET) คือ การรวมตัวกันของระบบข่ายงาน ที่กระจายอยู่ทั่วโลกจนกลายเป็นเครือข่ายขนาดใหญ่4.PAPERLESS SYSTEM คือระบบที่ไม่ใช้กระดาษ
Post Of Sale(POS) เป็นการขายแบบมีการบันทึกรายการขายและรายละเอียดอื่นที่เกี่ยวกับสินค้าทันทีที่มีการขาย ณ จุดขายนั้นๆ
Electronic Funds Transfer(EFT) เป็นระบบการโอนเงินอัตโนมัติของธนาคารทั่วโลกระบบสารสนเทศในองค์กร
ระบบสารสนเทศในองค์กรต่างๆ จะมีการเก็บรวบรวมข้อมูลจากระดับปฏิบัติการ และทำการประมวลผลเพื่อให้สารสนเทศกับบุคลากรในระดับต่างๆ ซึ่งในแต่ละระดับนั้นจะใช้ลักษณะและปริมาณของสารสนเทศที่แตกต่างกันออกไป ระบบสารสนเทศในองค์กรสามารถแทนได้ด้วยภาพปิรามิด ตามรูป
รูปที่ 1-3 แสดงโครงสร้างการใช้ระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารในระดับต่างๆในองค์กร
จากภาพจะเห็นได้ว่าโครงสร้างระบบสารสนเทศแบบปิรามิดนั้น มีฐานที่กว้างและบีบแคบขึ้นไปถึงยอดบนสุด หมายความว่า สารสนเทศที่ใช้งานจะมีมากในระดับล่างและลดหลั่นไปตามลำดับจนถึงยอดบนสุด บุคลากรที่เกี่ยวข้องกับระบบสารสนเทศได้แก่
ระดับปฏิบัติการ บุคลากรในระดับนี้จะเกี่ยวข้องกับงานที่ต้องกระทำซ้ำๆกัน และเน้นไปที่การจัดการ รายงานประจำวัน เช่น เจ้าหน้าที่ป้อนข้อมูลการสั่งซื้อ แคชเชียร์ พนักงานรับจองตั๋วเครื่องบิน เป็นต้น
ระดับวางแผนปฏิบัติการ บุคลากรในระดับนี้ จะเป็นผู้บริหารขั้นต้นซึ่งมีหน้าที่ควบคุมการปฏิบัติงานประจำวัน หรือการบริหารงานในระยะสั้นๆเช่น รายงานสรุปผลการขายในแต่ละไตรมาสของพนักงานขายแต่ละคน เป็นต้น
ระดับการวางแผนการบริหาร บุคลากรในระดับนี้จะเป็นผู้บริหารในระดับกลาง มีหน้าที่ในการวางแผนให้บรรลุเป้าหมายต่างๆของบริษัท เช่น รายงานผลการขายประจำปีของบริษัทเปรียบเทียบกับคู่แข่ง
ระดับการวางแผนยุทธศาสตร์ระยะยาว ผู้บริหารระดับนี้จะเป็นผู้บริหารระดับสูงสุด ซึ่งเน้นในการวางนโยบาย สารสนเทศที่ต้องการ จะอยู่ในรูปรายงานสรุป การวิเคราะห์แนวโน้มต่างๆ
ที่มา: http://http://www.nrru.ac.th
http://share.psu.ac.th
